FORMALIZACION DE UNA EMPRESA

PUNTO 1

FORMALIZACION DE UNA EMPRESA

NATHALIA MORALES MARIN 

DANIELA AVENDAÑO SALAZAR 

11º4

PROFESROR:

JORGE RENTERIA 

INSTITUCION EDUCATIVA JOSE ROBERTO VASQUEZA BARRIO MANRRIQUE

MEDELLIN

2013

PUNTO Nº1

1. ¿ QUE ES LA FORMALIZACIÒN ?

La formalización le brinda a una empresa el acceso a la comunidad empresarial, lo que representa una carta de presentación frente a clientes, entidades financieras, proveedores e inversionistas; permite el desarrollo de un negocio tranquilo, sin indemnizaciones ni sanciones, pues los empleados cuentan con garantías laborales; favorece el acceso a mercados internacionales y beneficiarse así de tratados de libre comercio y productos del exterior; acceso a capacitaciones gratuitas, fondos de financiación y ruedas de negocios nacionales e internacionales; y mayores posibilidades de obtener créditos y productos bancarios con menores tasas de interés.

2. ¿ ¿QUE ES UNA EMPRESA FORMAL ?

La empresa formal es una organización basada en una división del trabajo racional, en la diferenciación e integración de los participantes de acuerdo con algún criterio establecido por aquellos que manejan el proceso decisorio. Es la organización planeada; la que está en el papel, es generalmente aprobada por la dirección y comunicada a todos a través de manuales de organización, de descripción de cargos, de organigramas, de reglas y procedimientos.

3. ¿QUE SON BUENAS PRACTICAS EMPRESARIALES?

corresponden a un conjunto coherente de acciones (técnicas, métodos, procesos, actividades y otros) consideradas en su momento como las más eficaces e innovadoras para resolver problemas o promover el desarrollo en diferentes campos. Se les reconoce como exitosas en su contexto, y se espera que lo continúen siendo en contextos similares. Mantienen una vigencia temporal variable, lo cual significa que no son necesariamente de las más recientes. Por todo ello, la intención de usar las mejores prácticas obliga a estar atento a su conveniente renovación o reemplazo por otras.

Hay que tomar en cuenta que las Mejores Prácticas provienen de fuentes distintas, no siendo por tanto producto de un único armazón metodológico. Es responsabilidad de quienes las usen el hacerlo en forma consistente.

4 ¿PORQUE SE DEBE FORMALIZAR UNA EMPRESA ?

el peor error que se puede cometer por parte de quien o quienes quieren establecer una empresa para hacer negocios, es formalizarla antes de que hayan realizado un número de ellos suficiente para tener una razonable seguridad de que se van a entender bien entre ellos, de que su producto o servicio tiene un nivel razonable de aceptación y de que en su venta pueden obtener unas utilidades razonables en relación al dinero que invirtieron, de modo que le permitan crecer y desarrollarse.

Mientras que “hacer negocios” puede ser mas bien fácil, mantener una Empresa, y cumplir las obligaciones que la Ley le impone, es algo muy difícil. Las estadísticas muestran que después de un cierto tiempo, digamos 4 años de creadas, solo una proporción de ellas que no pasa del 30%, siguen operando.

Aspectos administrativos propios de una empresa formalizada tales como llevar libros de contabilidad, libros de actas de reuniones de junta de socios o accionistas, emitir facturas con la aprobación oficial que es necesario solicitar, realizar pagos a proveedores haciendo retención en la fuente para consignarla al estado en una Institución financiera, pagar y cobrar el IVA y consignar el valor neto al Estado de la misma manera que se consigna la retención, emitir certificados de retenciones a terceros, presentar declaración de renta, etc, son relativamente complejos e implican un costo importante.

Liquidar una empresa, es decir, acabarla cuando después de un tiempo no ha dado el resultado que se esperaba, es un proceso muy complejo y costoso, que en todo caso mientras ocurre, no la exime de cumplir con la mayoría de las obligaciones legales.

5 ¿QUE OPORTUNIDADES Y BENEFICIOS SE OBTIENEN AL SER FORMAL ?

RECONOCIMIENTO: Cuando soy formal, entro a ser miembro activo de la comunidad empresarial. Es una carta de presentación frente a los clientes, entidades financieras, proveedores, inversionistas, empleados y el Estado, entre otros.

TRANQUILIDAD: Puedo desarrollar mi negocio abiertamente y sin restricciones, mis trabajadores están seguros y evito incurrir en gastos extraordinarios que afecten la viabilidad de mi empresa, como indemnizaciones y posibles sanciones a trabajadores no afiliados.

SEGURIDAD: La formalidad evita ser víctima de chantajes. Si mi negocio es seguro. Yo estoy seguro y genero confianza.

ESTABILIDAD: La formalidad permite a las empresas acceder a instituciones y programas del Estado.

6. ¿ QUE SE DEBE TENER ENCUENTA PARA CREAR UNA EMPRESA FORMAL ?

Lo primero que se debe tener claro para Crear una Empresa es la idea y la convicción de querer ser empresario, saber que es un proceso duro lleno de permanentes retos. Posterior a la idea, hay que desarrollar la misma en un Plan de Negocios, el cual es el documento central que se convierte en el manual de operaciones de nuestra organización, debemos realizar un trabajo serio en esta etapa previa, hacer una detallada Investigación de Mercado, diseñar la Estructura Administrativa, evaluar y analizar financieramente el proyecto, entre otras áreas vitales en las empresas. De igual forma debemos tener en cuenta que este documento se convierte en la carta de presentación de la naciente empresa para participar en convocatorias u obtener inversionistas.

ANTE CAMARA DE COMERCIO:

1. Verificar la disponibilidad del Nombre.
2. Diligenciar el formulario de Registro y Matricula.
3. Diligenciar el Anexo de Solicitud del NIT ante la DIAN. (También se puede hacer en la DIAN).
4. Pagar el Valor de Registro y Matricula.

ANTE LA NOTARIA:

1. Escritura Pública. (Esta deberá ser presentada ante Cámara de Comercio en el momento del Registro)
Tener en Cuenta: Todo tipo de sociedad comercial, si tienen menos de 10 trabajadores o hasta 500 salarios mínimos de activos al momento de la constitución, no necesitan escritura pública para constituirse.

ANTE LA DIAN:

1. Inscribir el RUT (Registro Único Tributario).
2. Obtención del NIT (Numero de Identificación Tributaria).

ANTE LA SECRETARIA DE HACIENDA DE LA ALCALDIA:

1. Registro de Industria y Comercio.
2. Registro de Uso del Suelo, Condiciones Sanitarias y de Seguridad.

NOTA: Los tramites de DIAN y Secretaria de Hacienda, se pueden realizar en el caso de algunas ciudades directamente en la Cámara de Comercio.

Como conclusión debo decir que este artículo está compuesto por mis opiniones personales y trabajo investigativo, y sé que les servirá como referencia y punto de partida para crear sus empresas, pero les recomiendo asesorarse, porque cada caso particular tiene variables y además estos procedimientos pueden variar en las diferentes ciudades.

MARCO JURIDICO:

• Código de Comercio Colombiano, Libro Segundo, artículo 98 y subsiguientes.
• Ley 80 de 1993 artículo 7 Parágrafo 3°.
• Ley 222 de 1995.
• Ley 1014 del 26 de enero 2006.
• Decreto 4463 del 15 de diciembre de 2006.
• Estatuto Tributario artículo 79.

7. ¿ QUE ES UNA PLAN DE NEGOCIO ?

consiste en un documento escrito en donde se describe un negocio o proyecto que está por realizarse y todo lo que esté relacionado con ello, tal como los objetivos del negocio o proyecto, las estrategias que permitirán alcanzar dichos objetivos, el estudio del mercado al cual se va a incursionar, la forma en que se van a comercializar los productos o servicios, la inversión que se va a realizar, el financiamiento requerido, la proyección de los ingresos y egresos, la evaluación financiera y la organización del negocio o proyecto.

Se suele pensar que un plan de negocios sólo se elabora al momento de crear un nuevo negocio o empresa, sin embargo, un plan de negocio también se suele y debe elaborar cuando se cuenta con un negocio en marcha, y se está por lanzar un nuevo producto al mercado, adquirir nueva maquinaria, incursionar en un nuevo mercado, incursionar en un nuevo rubro de negocio, y toda vez que se esté por realizar un proyecto en donde se tenga que invertir un monto considerable de dinero.

8 ¿ QUE DEBE CONTENER EL PLAN DE NEGOCIOS ?

Antes de dar inicio a la estructura formal del plan de negocio es recomendable iniciar con el fin en la mente y tener claro qué buscamos con el mismo. Te recomendamos revisar el artículo Cómo saber si mi idea de negocio es buena publicado recientemente en este blog. El principio, es poder responder las preguntas básicas que todo empresario, inversionista, socio o cualquier interesado en el proyecto se haría.

- Describir el proyecto ¿Qué es y en qué consiste la empresa?

- La oportunidad de mercado ¿Qué problema o necesidad resuelve o soluciona el producto o servicio? ¿Tamaño y necesidades del mercado? ¿Cuál es la propuesta de valor y la diferenciación? ¿Qué hace que la propuesta sea única? ¿Lo nuevo o innovador de la propuesta hará posible que el producto/servicio se convierta en un fenómeno social? ¿Qué razones hacen suponer el éxito empresarial?

- La Industria ¿Cuáles son las tendencias y el comportamiento de la industria? ¿Posibilidades de nichos?

- El marketing y las estrategias competitivas ¿Cómo está pensado generar los ingresos? ¿El modelo de negocios es innovador? ¿Cómo hacer sostenible la competitividad y el crecimiento de la empresa?

- El equipo de gestión ¿Quiénes dirigirán la empresa?

- Plan de Operación ¿De qué manera se pretende alcanzar las metas previstas?

- Antecedentes Financieros ¿Ventas anuales? ¿Supuestos para proyectar el crecimiento de las ventas? ¿Costos de operación? ¿Margen de venta? ¿Inversiones realizadas? ¿Flujo de caja anual? ¿Rentabilidad esperada de la empresa? ¿Análisis de sensibilidad?

- Oferta de Inversión ¿Requerimientos de capital? ¿Uso del capital solicitado? ¿Retorno esperado del capital invertido? ¿Plazo esperado? ¿Participación accionaria ofrecido por el capital?

- Riesgos y amenazas ¿Opciones de mitigación/solución? ¿Posibles estrategias de salida?

Su plan de negocios debe mantener una estructura como la sugerida a continuación:

- Resumen Ejecutivo: Es una breve visión general de los aspectos más importantes del proyecto. La calidad del resumen ejecutivo es sumamente importante. Se recomienda no exceder de una página.

- Un capítulo sobre el producto o servicio que se ofrece: Se describe la función del producto / servicio y los beneficios que ofrece al cliente. Explica la situación y escalabilidad (próximas etapas) del producto / servicio. Describe los aspectos de apropiabilidad (cuestiones de patentes y protección de la propiedad intelectual). En este capítulo se ha de demostrar que el empresario puede integrar la perspectiva del cliente.

§ Un capítulo en el mercado y la competencia: Que proporciona conocimiento profundo de los mercados y competidores entre ellos el tamaño, crecimiento y la segmentación del mercado. En este capítulo se tiene que indicar el pleno de las oportunidades del mercado. Hacer hincapié en la originalidad y el valor añadido de su negocio en comparación con sus competidores

- Un capítulo en marketing y ventas: Se explica lo relativo a la comercialización y las estrategias de ventas. Plantea la mezcla de marketing: producto, plaza, precio, promoción. En síntesis, este capítulo responde a la pregunta: ¿cómo se desarrollará el mercado?

§ Un capítulo acerca del plan de operación y organización del negocio: Describe qué partes de la cadena de valor están cubiertos por la empresa. Discute las cuestiones de organización y describe las alianzas necesarias. Describe todos los elementos que permitan a la empresa a entregar el producto / servicio.

- Un capítulo sobre el equipo de gestión de la empresa: Se resalta formación académica habilidades y experiencia profesional de los fundadores. Se definen los responsables de cada área, roles, vacíos o carencias entre los fundadores.

- Un capítulo sobre el plan de ejecución: Describe las actividades más importantes y puntos de referencia para el desarrollo de la empresa. Enlaces las necesidades de inversión para los principales hitos.

- Un capítulo sobre los antecedentes financieros, plan de inversión y financiación: Explica el calendario y el volumen de la financiación necesaria, proporciona flujo de caja, da visión general de la futura estructura de su balance, ¿capital solicitado y su uso? ¿Plazo esperado de recuperación? ¿Participación accionaria ofrecido por el capital? Proporcionar como mínimo un período de tres años de proyección ¿cuánto capital se necesita para poner en marcha?

- Un capítulo sobre los riesgos y oportunidades: Se describen las oportunidades y riesgos al mismo tiempo tratando de cuantificar los riesgos implicados. ¿Cuál es el impacto de la empresa en lo económico, social y ambiental?

En cuanto a la estructura del plan de negocio no existe un formato universal. En los manuales existentes sobre el tema o en los diferentes buscadores de internet se podrán encontrar miles de formatos y lo que puede ocurrir es que termine confundido y agobiado por la gran diversidad de formatos disponibles. Es cuestión de asegurarse de hacer las cosas bien. ¿Piensas en planes de negocio a prueba de fallas?

¿cómo saber si su plan de negocio está correcto? Concéntrese en demostrar con precisión y claridad que sabe de qué se trata o en qué consiste el negocio, qué oportunidades ofrece el mercado, cómo se comporta la industria en la cual se encuentra su negocio, que su modelo de negocio y la manera de mercadear se enfocan en un nicho de mercado en el cual usted es el campeón, que tiene una propuesta de valor bien diferenciada, que su equipo de gestión lo integran personas con experiencia, pasión por lo que hacen y con una excelente red de contactos, que tiene entre manos un negocio potente y rentable.